La importancia de trabajar en un entorno de datos común

Es justo decir que un proyecto de construcción típico genera una cantidad colosal de datos. Cualquier proyecto, desde una pequeña adaptación a un campus tecnológico de 40 hectáreas, requiere la creación y el intercambio de una gran cantidad de datos durante el ciclo de vida del proyecto. Desafortunadamente, muchos equipos luchan por administrar y distribuir esta información de manera efectiva. La mala gestión resultante en las empresas que no tienen un sistema propio puede conducir a errores, reelaboración, incumplimiento de plazos, sobrecostes, e incluso litigios.

La buena noticia: hay maneras de resolver la sobrecarga de datos de la construcción. Una de las mejores maneras de abordar este problema es crear una forma estandarizada de estructurar datos y crear un sistema de colaboración eficiente o, más específicamente, mediante la adopción de un entorno de datos común – en inglés Common Data Environment (CDE) -.

“El entorno de datos común (CDE) es la única fuente de información que se utiliza para recopilar, gestionar y difundir la documentación, el modelo gráfico y los datos no gráficos para todo el equipo del proyecto”,  dice Designing Buildings Wiki. «La creación de esta fuente de información única facilita la colaboración entre los miembros del equipo de proyecto y ayuda a evitar duplicaciones y errores».

En otras palabras, un entorno de datos común  es un repositorio digital donde la información se reúne como parte de un flujo de trabajo típico de modelado de información de construcción (BIM). De hecho, se desarrolló y popularizó originalmente como un componente de los estándares BIM de nivel 2 del Reino Unido. Hoy en día se extiende más allá de los datos BIM y la información, y puede incluir cualquier documentación de contratos de proyectos, programación, órdenes de cambio y mucho más.

Básicamente, si se trata de información creada durante un proyecto, está disponible para todos los que reciben permiso desde su inicio hasta el final del proyecto y más allá. Sin embargo, algunos obstáculos clave dificultan que las empresas creen un CDE para sus proyectos y negocios.

La idea de un entorno de datos común es bastante atractiva, pero la realidad con la que trabajan la mayoría de los equipos de construcción puede no ser la más ideal. Muchos de los desafíos existentes hacen que la ejecución de proyectos en tiempo y dentro del presupuesto, sin silos y con una colaboración fluida entre nichos, sea más compleja de lograr. Los obstáculos incluyen:

• Tecnologías que no se comunican entre sí: como las personas, diferentes sistemas de software deben trabajar juntos para lograr una colaboración óptima. Con demasiada frecuencia, eso no sucede en los proyectos de construcción. Si bien cada software puede tener un propósito o beneficio único, lo que no es muy relevante si la información no se comparte e integra a través de canales o plataformas.
• Sin Hub central: una vez más, cuando los sistemas de software no se integran con un Hub central, la información del proyecto se vuelve insegura e inaccesible. Sin una única fuente fiable, los detalles pueden volverse confusos, las opiniones comienzan a tener más influencia que los hechos, y un proyecto puede experimentar altos costes y retrasos en la planificación.
• Pérdida de datos: a lo largo de un proyecto, la información debe pasar de un equipo a otro, y de una fase a otra, a medida que avanza el proyecto. Estos puntos de transferencia plantean muchos riesgos, incluida la compatibilidad de archivos, la pérdida de detalles a medida que la información se mueve de una aplicación a otra y el riesgo de errores y omisiones a través de procesos manuales. Debido a estos factores, es fácil ver por qué más del 95% de los datos del proyecto se capturan, pero no se utilizan diariamente.
• Flujos de trabajo y procesos inconsistentes: a menudo, los procesos y los flujos de trabajo del proyecto dependen de los equipos de proyecto y las partes interesadas individuales. Cuando los sistemas no se comunican entre sí, el problema se agrava, ya que diferentes tareas inevitablemente requieren diferentes flujos de trabajo y procesos. Todo esto contribuye a la desinformación, confusión por parte de empleados y contratistas y posibles disputas.
• Sin estandarización: lo mismo ocurre con los estándares. Cuando los flujos de trabajo y los procesos son diferentes, los estándares por los que se ejecutan y evalúan también difieren. Eso conduce a la estandarización en silos, lo que a su vez significa que algunos departamentos están llamando a un proyecto (o un paso dentro de él) exitoso mientras que otros no están de acuerdo.
• Desconectarse de la cultura de la empresa: las iniciativas de datos y tecnología a gran escala a menudo fracasan sin la dirección y la aceptación de la dirección. Para construir una base para que prospere una construcción conectada (incluidos los procesos comunes, los flujos de trabajo, los estándares y el acceso a los datos), debe formar parte de la cultura de la organización.
• La falta de confianza: Confusión, duplicación, y la falta de información son frustrantes, y las personas hacen poco por solucionarlo. Cuando no se lo están poniendo fácil unos a otros, acaban por culpar al software. Y si la gente no puede confiar en sus colegas y herramientas, ¿qué queda?

Un entorno de datos común, afortunadamente, contribuye en gran medida a resolver muchos de estos desafíos.

Más allá de abordar los desafíos anteriores, existen muchas razones de peso para implementar un entorno de datos común en proyectos de construcción:

• Mejora la colaboración: las  tecnologías digitales han demostrado una y otra vez que pueden mejorar la colaboración si se utilizan correctamente. Eso significa que todos los datos e información del proyecto deben fluir y actualizarse en un sistema centralizado. Esto conduce a una mejor coordinación y trabajo en equipo, tanto internamente como entre equipos.
• Crea una única fuente de datos segura: Nunca subestimes el poder de  una sola fuente de datos fiable en un proyecto. Un lugar seguro para que los miembros del equipo accedan a procesos, cambios y datos en tiempo real conduce a una mejor toma de decisiones y conocimiento en todos los proyectos e incluso en toda la empresa.
• Mejora la eficiencia y calidad: los entornos de datos comunes reducen la necesidad de crear los datos manualmente, lo que conduce a reducir los errores de introducción y la pérdida de información. En consecuencia, la totalidad de la empresa tiene un mejor acceso a la información y da a los equipos el poder para tomar decisiones con mayor rapidez.
• Reduce el riesgo: un CDE reduce el riesgo con una mejor transparencia y conocimiento de todo el contenido del proyecto. Con el tiempo, esto permite la mejora continua y la previsibilidad, algo crucial para sobresalir en el futuro de un negocio.
• Refuerza la seguridad: con un CDE, los administradores y los profesionales de TI tienen un mejor control de los datos y la información, lo que genera más confianza en el sistema.

Ahora que estás convencido de que vale la pena contar con un entorno de datos común, es importante poder reconocer uno. Algunas empresas de construcción creen que tienen un entorno de datos común, pero podrían faltar características clave que son esenciales para aprovechar los beneficios de un CDE.

Un CDE efectivo tiene los siguientes atributos:

• Fácil de usar: la experiencia del usuario es un componente esencial de un entorno de datos común. Para ser eficaz, debe ser fácil de usar, lo que significa que es intuitivo con una formación mínima o nula para que los equipos trabajen en el sistema.
• Accesible: basado en la nube significa que el acceso está abierto (con controles adecuados, por supuesto) a cualquier persona que necesite la información, ya sea que se encuentre en la oficina o en otro lugar de trabajo.
• Integrado: Un CDE debe trabajar con los sistemas y procesos actuales. El objetivo es romper los silos y aumentar la colaboración en general.
• Estandarizado y escalable: un CDE debería permitir a las empresas estandarizar los flujos de trabajo y los procesos. Esto funciona para grandes y pequeñas empresas, así como su crecimiento en cualquier fase.
• Seguro: en un entorno de datos común que funcione correctamente, los datos nunca se ven comprometidos. Un entorno de datos común es seguro para la información y los documentos comerciales confidenciales.

Los rasgos anteriores son los sellos distintivos del sistema que necesitas para aportar más coherencia y colaboración a tus proyectos. Ahora, veamos los pasos que puede seguir tu empresa para comenzar a implementar un entorno de datos común.

Es esencial no saltar ciegamente a un nuevo sistema. Las empresas que hacen las preguntas correctas e implementan los procesos correctos, lo hacen bien. Algunas de las cosas más importantes que debes preguntarte al considerar si implementar o no un entorno de datos común en tu empresa incluyen:

No permitas que los datos se escapen por las grietas. Un entorno de datos común prepara tus negocios y proyectos para obtener más rendimiento y beneficios al permitir que tu equipo optimice y utilice la información cuando más importa. Mejor aún, una gestión adecuada de los datos ayuda a potenciar las tecnologías futuras, incluido el aprendizaje automatizado y la inteligencia artificial, para acelerar la entrega de proyectos. Adopta un entorno de datos común para garantizar que tu enfoque de los proyectos y la colaboración se mantenga firme desde el diseño hasta la explotación.

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